E-Rechnung

Beitragsdatum: 03.01.2025

Allgemeines

Ab dem 1. Januar 2025 werden gemäß dem Wachstumschancengesetz alle deutschen B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen.

Es gibt jedoch einen Übergangszeitraum für die Implementierung. Dieser ist auf die Jahre 2025 bis 2027 angelegt. Ab 2028 müssen alle neuen Anforderungen vollständig umgesetzt sein.

Ein Überblick über die gesetzlichen Pflichten im Zeitverlauf

Heute

Verpflichtung für alle Unternehmen zum Empfang von E-Rechnungen bei inländischen steuerpflichtigen Umsätzen seit dem 01.01.2025 ! Versand der klassischen Rechnung per Post oder E-Mail als PDF ist ebenfalls möglich.

Ab 01.01.2027

Verpflichtung zur Versendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro.

Ab 2028

Verpflichtung zur Ausstellung und Versendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich für sämtliche Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist eine E-Rechnung?


Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die den europäischen Standard EN16931 erfüllt und in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt wird.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?


XRechnung und ZUGFeRD sind zwei bedeutende Formate für elektronische Rechnungen, die beide den europäischen Standard EN16931 einhalten. Eine XRechnung kann entweder im CII-Format (Cross-Industry Invoice) oder im UBL-Format (Universal Business Language) übermittelt werden. ZUGFeRD hingegen kombiniert ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten CII-Datei. Diese Formate gewährleisten, dass elektronische Rechnungen den geforderten Standards entsprechen und ordnungsgemäß übermittelt werden können.

Was passiert mit Papierrechnungen und einfachen PDF-Rechnungen?


Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen werden als „sonstige Rechnungen“ eingestuft und durch die E-Rechnung als neuen Standard ersetzt.

Welche Übergangslösung gibt es?


Sie können bereits ab sofort eine temporäre Lösung über einen Drittanbieter erwerben. Diese Lösung gewährleistet die Konformität mit ZUGFeRD und XRechnung, während unsere interne Implementierung abgeschlossen wird.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?


E-Rechnungen sorgen für eine schnellere und kostengünstigere Verarbeitung, reduzieren Fehler und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Welche technischen Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen?


Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert geeignete Software zum Auslesen der elektronischen Rechnungen und eine GoBD-konforme Archivierung.

Weitere Fragen?


Falls Sie weitere Fragen oder Anregungen zum Thema E-Rechnung haben, besuchen Sie bitte die Webseite des Bundesfinanzministeriums.

Alternativ können Sie uns auch direkt per E-Mail kontaktieren:

produktinfo@sw-computer.de.

SW BusinessWare

SW BusinessWare E-Rechnung Lösung (ausgehend)

SW BusinessWare E-Rechnung Lösung (eingehend)


Wir sind derzeit an der Entwicklung einer standardisierten und benutzerfreundlichen Lösung, die den Prozess der E-Rechnung ohne Drittanbieter aus SWB ermöglicht. Über unseren Newsletter und in dieser Rubrik halten wir Sie über dieses Thema und den Fortschritt unserer Entwicklung auf dem Laufenden.

Juni 2024
Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtend eingeführt (mit Übergangsregelungen). Die genauen Formate wurden noch nicht eindeutig definiert, daher orientieren wir uns an der EU-Richtlinie und setzen auf die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die der Norm EN 16931 entsprechen. Da es in Deutschland verschiedene Portale zur Übertragung der E-Rechnungen geben wird, haben wir entschlossen uns an die Lösung der DATEV anzugliedern, die ein einheitliches Portal entwickeln. DATEV wird jedoch erst im vierten Quartal 2024 die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, weshalb unser Zeitrahmen für die Umsetzung sehr knapp bemessen ist.

Juli 2024
Bedenken Sie auch die Prozesse Ihrer Eingangsrechnungen zu prüfen. Aktuell konnten Sie entscheiden, ob Sie eine Eingangsrechnung elektronisch oder per Post erhalten. Ab dem 1.1.2025 müssen Sie in der Lage sein E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen (Hinweis: nur in einzelnen Fällen besteht bei Unternehmen keine E-Rechnungspflicht). Wir empfehlen Ihnen die Mandanteninformationen Ihres Steuerberaters zu beachten und mit Ihrem Sachbearbeiter zu besprechen.

September 2024

Unternehmen, die kein büroarchiv / revisionssicheres DMS zur Kontrolle ihrer Eingangsrechnungen nutzen,
können kostenfreie E-Rechnungsviewer nutzen, um sich E-Rechnungen maschinelle anzeigen zu lassen.
Für unsere Kunden, die einen E-Rechnungsviewer nutzen möchten, haben wir den E-Rechnungsviewer „Quba“ direkt in SWB im Hauptmenü integriert.
Mit Quba lassen sich X-Rechnungen in einem leserfreundlichen Format darstellen. Diese Lösung ermöglicht eine komfortable visuelle Darstellung der X-Rechnungen,

ersetzt jedoch nicht die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der E-Rechnungen zur langfristigen Aufbewahrung gemäß den GoBD.

November 2024
Bereits jetzt besteht die Möglichkeit, E-Rechnungen über einen Drittanbieter aus SW BusinessWare zu versenden. Parallel arbeiten wir an einer eigenen Lösung, die sich aktuell in der Endphase der Entwicklung befindet und voraussichtlich ab Anfang 2025 verfügbar sein wird. Im Laufe des Jahres 2025 wird diese Lösung weiter optimiert werden. Details zur genauen Umsetzung können wir erst nach Abschluss der aktuellen Entwicklungsphase bereitstellen.

Wir planen, Mitte Dezember einen Newsletter mit weiteren Informationen zu veröffentlichen.

 

Januar 2025
Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass wir unsere Entwicklung für den Versand von E-Rechnungen direkt aus SW BusinessWare ohne Anbindung an einen Drittanbieter abschließen konnten.
Mit unserem neuen Modul „E-Rechnungsversand“ ist es möglich aus dem Belegeditor in der Druckvorschau oder über eine F-Taste oder über den Belegsammelversand E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD (aktuelle Version 2.3) und X-Rechnung (aktuelle Version 3.0) zu generieren

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Mein Kunde fordert ab sofort die E-Rechnung , welche Übergangslösung gibt es?

Wie den gesetzlichen Vorgaben zu entnehmen ist, sind Sie ab 2027 – abhängig vom Jahresumsatz – spätestens jedoch ab 2028 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.

Sie können bereits ab sofort eine temporäre Lösung über einen Drittanbieter erwerben, sofern der Geschäftspartner nicht bis zur finalen Umsetzung in unserem ERP-System warten kann. Diese Lösung gewährleistet die Konformität mit ZUGFeRD und XRechnung, während unsere interne Implementierung abgeschlossen wird.

Was muss hierbei umgestellt werden ? - Systemanforderungen

Damit Sie für den Versand von E-Rechnungen bestens gerüstet sind,
müssen Sie als SW BusinessWare-Anwender folgendes sicherstellen:

Anforderungen der SW-BusinessWare Software

  • Aktiver Softwarepflegevertrag
  • Programmstand mindestens ab 2024
  • Datenbankversion mindestens Version 5 *
  • System-Plattform Version mindestens Version 7 *

Sollten Sie ältere Programmversionen einsetzen, kontaktieren Sie bitte umgehend unsere SW-Hotline, damit diese Vorbereitungen treffen kann.

Anforderungen an das Betriebssystem bzw. Client-System

  • Windows 11 oder Windows 10
    (ältere Systeme werden nicht mehr unterstützt !)
  • Mac-/Linuxuser
    Für den Versand von E-Rechnungen, muss SW Business Ware unter einer
    Mac- und Windows-Virtualisierung oder einem Remote-Terminalserver ausgeführt werden.
  • Arbeitsspeicher: 8 GB
  • Festplatte: SSD Festplatte

Sollten der Client nicht die o.g. Voraussetzungen erfüllen, kontaktieren Sie bitte umgehend unseren Vertrieb, bzw. erwerben Sie neue Hardware bei Ihrem Hardwarepartner, sofern wir nicht der Hardwarebetreuer in Ihrem Hause sind.

*Bitte beachten Sie, dass einige Service-/Wartungsarbeiten nicht im Umfang der Softwarepflege inbegriffen sind und Ihnen in diesem Fall vor Ausführung der Arbeiten ein Angebot erstellt wird.

 

Was müssen wir von unserer Seite aus deswegen unternehmen?


Bitte überprüfen Sie regelmäßig den Bereich für E-Rechnungen auf der SW-Website, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Achten Sie außerdem auf unseren Produktnewsletter, den Sie als Kunde mit einem aktiven SWB-Softwarepflegevertrag erhalten.

Zudem ist es erforderlich veraltete Hardware- und Betriebssysteme umgehend zu ersetzen.

Wir haben kein Softwarepflegevertrag, kann ich die E-Rechnung dennoch nutzen ?

Sollten Sie derzeit keinen Softwarepflegevertrag besitzen, haben Sie die Möglichkeit, der Versand der E-Rechnung nach dem Erwerb unseres neuesten Updates und der Beauftragung kostenpflichtiger Wartungsarbeiten zu nutzen, sobald unsere hausinterne Lösung vollständig implementiert ist.

Bitte beachten Sie jedoch, dass der nachträgliche Erwerb von Updates in der Regel teurer ist als ein fortlaufender Softwarepflegevertrag. Daher empfehlen wir Ihnen, sich mit unserem Vertrieb in Verbindung zu setzen. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot für einen neuen Softwarepflegevertrag, damit Sie stets auf dem neuesten Stand bleiben und zukünftige Updates ohne zusätzliche Kosten erhalten.

Wichtig: Der Abschluss eines neuen Softwarepflegevertrags ersetzt jedoch nicht den rückwirkenden Erwerb fehlender Updates und die notwendigen Wartungsarbeiten. Diese hängen davon ab, wie lange Sie keine Updates bezogen haben. Unser Ziel ist es, Bestandskunden mit aktivem Softwarepflegevertrag nicht zu benachteiligen.

Welche Kosten fallen diesbezüglich an ?

Die genauen Preise sind derzeit noch in Entwicklung. Unser Ziel ist es, je nach Nutzung der Technologielösung ein faires und attraktives Preismodell für alle Beteiligten zu schaffen.

 

Büroarchiv


Juli 2024
Aktuell können Sie entscheiden, ob Sie eine Eingangsrechnung elektronisch oder per Post erhalten. Ab dem 1.1.2025 müssen Sie in der Lage sein E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen (Hinweis: nur in einzelnen Fällen besteht bei Unternehmen keine E-Rechnungspflicht). Die E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung (CII) können – wenn auch inhaltlich eingeschränkt – bereits seit der büroarchiv-Version 5.3.11 gelesen und archiviert werden. Ab der Version 8.x können alle in Deutschland üblichen E-Rechnungsformate angezeigt und archiviert werden.

August 2024
Neben den schon bisher von büroarchiv unterstützten ZUGFeRD-Dateien kann die aktuelle büroarchiv-Version 8.0 E-Rechnungen in den XML-Formaten UBL und CII lesen und deren relevante Inhalte für die büroarchiv-Anwender in einer langzeitarchivierbaren PDF/A-Datei optisch aufbereiten. Dabei werden alle für eine „normale“ Rechnungsprüfung relevanten Informationen einer E-Rechnung (Aussteller, Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leitweg-ID, Lieferdaten, Positionen mit Artikelnummern, Mengen, Einzelpreisen, Steuersätzen, Rabatten, Aufschlägen, Gesamtbeträgen, Steuerbeträgen usw.) ausgegeben. Bestimmte Details einer E-Rechnung, die für eine optische Rechnungsprüfung nicht relevant sind (z. B. internationale Codes), werden aus Gründen einer besseren Lesbarkeit in der Datenausgabe von büroarchiv ausgeblendet. Die komplette elektronische Rechnung wird in jedem Fall im Original archiviert und kann jederzeit im Klartext oder mit einem auf E-Rechnungen spezialisierten Drittprogramm vollständig (mit allen gespeicherten Informationen) gelesen und ausgewertet werden.
Fazit für büroarchiv Kunden: Ab Ende 2024 erfüllen alle büroarchiv-Kunden, die ein Upgrade auf Version 8 oder höher durchführen, die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung.

pds

Sie erhalten hierzu eine direkte Information im Produktnewsletter von pds.

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