Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue gesetzliche Regelungen für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Gleichzeitig bestehen noch Übergangsfristen, die insbesondere für die Ausstellung von E-Rechnungen relevant sind.
Rund um das Thema E-Rechnung gibt es jedoch viele Missverständnisse. Wir haben die häufigsten Fragen und Aussagen unserer Kunden zusammengestellt.
1. „Wir verschicken unsere Rechnungen doch schon heute als PDF per E-Mail. Das ist doch eine E-Rechnung.“
Nein. Eine Rechnung als PDF, die per E-Mail verschickt wird, ist grundsätzlich keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzungen grundsätzlich nicht.
Zulässige Formate sind beispielsweise XRechnung oder entsprechende ZUGFeRD-Profile. Auch andere Formate können zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Eine PDF-Rechnung kann während der Übergangsfristen weiterhin zulässig sein – sie wird dadurch aber nicht automatisch zu einer E-Rechnung.
2. „Für eine E-Rechnung muss die PDF-Datei PDF/A sein.“
Nicht die PDF/A-Eigenschaft macht eine Rechnung zur E-Rechnung.
Entscheidend ist der strukturierte Datensatz und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD können PDF und strukturierte XML-Daten gemeinsam in einer Datei enthalten sein.
Die E-Rechnungsvorschriften schreiben nicht generell vor, dass jede E-Rechnung im PDF/A-Format vorliegen muss. Entscheidend sind insbesondere die strukturierten Rechnungsdaten und deren elektronische Verarbeitbarkeit.
3. „Wir versenden an größere Unternehmen bereits EDI/EDIFACT-INVOIC. Dann betrifft uns die E-Rechnung nicht.“
EDI kann auch weiterhin eine Lösung sein – allerdings müssen die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sein.
Das Umsatzsteuergesetz lässt zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarte elektronische Formate zu. Voraussetzung ist unter anderem, dass die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig aus dem Format extrahiert werden können und das Format mit der EN 16931 kompatibel bzw. interoperabel ist.
Damit können beispielsweise bestimmte EDIFACT-Verfahren weiterhin eingesetzt werden.
Zu beachten ist jedoch: Ein Unternehmen hat häufig unterschiedliche Geschäftspartner. Während ein Großkunde EDI verlangt, kann ein anderer Geschäftspartner XRechnung, ZUGFeRD oder einen anderen zulässigen Übertragungsweg erwarten. Die eigene Lösung sollte deshalb mehrere Szenarien abdecken können.
4. „Wir haben einen Softwarepflegevertrag. Mit dem nächsten Update ist die E-Rechnung automatisch erledigt.“
Ein Update ist wichtig – ersetzt aber nicht die individuelle Einrichtung und Prüfung.
Die E-Rechnung betrifft nicht nur das Rechnungsformular. Es müssen auch Stammdaten, Steuerinformationen, Pflichtfelder, Rechnungsprozesse, Versandwege und gegebenenfalls kundenindividuelle Anforderungen berücksichtigt werden.
Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Geschäftspartner. Deshalb sollte gemeinsam geprüft werden, welche E-Rechnungsformate benötigt werden und wie die Rechnung tatsächlich erzeugt, versendet, empfangen, geprüft und archiviert wird.
Unser Tipp: Sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Softwarebetreuer und klären Sie, welche Anpassungen in Ihrem Unternehmen erforderlich sind.
5. „Unser Steuerberater hat eine Plattform. Dort laden wir alle Rechnungen hoch. Damit ist die E-Rechnungspflicht erfüllt.“
Nicht automatisch.
Die Nutzung einer Rechnungs- oder Steuerberaterplattform kann ein wichtiger Bestandteil des Prozesses sein. Die Verantwortung des Unternehmens für die ordnungsgemäße Rechnungserstellung bzw. Verarbeitung wird dadurch aber nicht automatisch auf den Dienstleister übertragen.
Insbesondere sollte geklärt werden:
- Welche E-Rechnungsformate werden verarbeitet?
- Werden strukturierte Daten tatsächlich verarbeitet?
- Werden Pflichtangaben geprüft?
- Wie werden fehlerhafte Rechnungen behandelt?
- Wie wird die gesetzeskonforme Aufbewahrung sichergestellt?
Die technische Plattform kann unterstützen – die unternehmerischen Pflichten bleiben bestehen.
6. „Unser Zentralregulierer kümmert sich um die E-Rechnung. Dann müssen wir nichts mehr tun.“
Auch hier kommt es auf den konkreten Prozess an.
Zentralregulierer und große Geschäftspartner haben häufig eigene Anforderungen an Rechnungsformate, Datenfelder und Übertragungswege.
Es sollte daher geprüft werden, ob der jeweilige Prozess tatsächlich alle erforderlichen Daten enthält und ob die Rechnung sowohl für diesen Geschäftspartner als auch für andere Kunden korrekt erzeugt werden kann.
Insbesondere bei kundenindividuellen EDI- oder E-Rechnungsanforderungen können zusätzliche Anpassungen in der Unternehmenssoftware erforderlich sein.
7. „Ab 2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.“
Das ist so nicht ganz richtig.
Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich das gesetzliche Zielmodell. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsregelungen.
Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch Papierrechnungen bzw. mit Zustimmung des Empfängers auch andere elektronische Rechnungsformate verwendet werden.
Für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro beträgt, verlängert sich diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027.
Ab 1. Januar 2028 greift die E-Rechnungspflicht grundsätzlich auch für diese Unternehmen, soweit kein gesetzlicher Ausnahmefall vorliegt.
2027 ist daher vor allem das letzte Übergangsjahr für viele kleinere Unternehmen – 2028 wird der entscheidende Stichtag für die allgemeine Ausstellungspflicht.
8. „Wir müssen erst 2028 etwas unternehmen.“
Davon würden wir dringend abraten.
Bereits seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang besteht keine entsprechende Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach kann hierfür grundsätzlich ausreichend sein – für eine professionelle Verarbeitung reicht das allein jedoch häufig nicht aus.
Wer erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen mit der Umstellung beginnt, riskiert unnötigen Zeitdruck.
9. „Ich kann eine XRechnung einfach mit einem kostenlosen Viewer anzeigen. Dann brauche ich kein Archiv.“
Nein. Die Visualisierung ersetzt nicht die Aufbewahrung der E-Rechnung.
Eine XRechnung besteht aus strukturierten Daten. Ein Viewer kann diese Daten lediglich für den Menschen lesbar darstellen.
Für die Aufbewahrung ist grundsätzlich der strukturierte Teil der E-Rechnung maßgeblich. Nach den aktuellen GoBD kann bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil ausreichend sein, sofern die Anforderungen an die ordnungsmäßige Aufbewahrung erfüllt werden. Eine lediglich erzeugte PDF-Ansicht ersetzt den strukturierten Datensatz daher nicht.
10. „Ich drucke die E-Rechnung aus und hefte sie im Ordner ab. Dann habe ich sie doch archiviert.“
Der Ausdruck allein reicht nicht aus.
Gerade bei einer strukturierten E-Rechnung besteht der wesentliche Vorteil darin, dass die Daten elektronisch verarbeitet werden können.
Die GoBD berücksichtigen ausdrücklich die Besonderheiten strukturierter Datensätze. Bei empfangenen E-Rechnungen ist grundsätzlich der strukturierte Inhalt aufzubewahren. Ein Papierausdruck kann für interne Zwecke oder zur besseren Lesbarkeit genutzt werden, ersetzt aber nicht automatisch die erforderliche elektronische Aufbewahrung.
11. „Wir bekommen ZUGFeRD. Auf dem PDF sieht alles richtig aus. Warum soll ich die E-Rechnung noch prüfen?“
Weil PDF-Darstellung und strukturierte Daten voneinander abweichen können.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine menschenlesbare Darstellung mit strukturierten XML-Daten.
Beispielsweise könnte auf dem PDF eine korrekte USt-IdNr. angezeigt werden, während im XML-Datensatz eine andere Nummer hinterlegt ist. Gleiches kann für Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummern oder Leistungsdaten gelten.
Bei Abweichungen sind die strukturierten Daten maßgeblich. Eine Validierung kann außerdem fehlende oder unlogische Pflichtangaben erkennen.
Eine Validierung ist derzeit nicht generell Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung. Das BMF empfiehlt sie jedoch ausdrücklich, insbesondere bereits bei Erstellung und Versand.
12. „Wenn ich eine E-Rechnung erhalte, muss ich sie zwingend validieren.“
Eine generelle gesetzliche Pflicht zur technischen Validierung jeder eingehenden E-Rechnung besteht derzeit nicht.
Eine Prüfung ist jedoch sinnvoll. Sie kann beispielsweise technische Fehler, fehlende Pflichtangaben oder unlogische Daten erkennen.
Insbesondere bei fehlerhaften Rechnungen sollte geprüft werden, ob eine Korrektur durch den Rechnungsaussteller erforderlich ist.
Für Unternehmen ist deshalb ein definierter Prozess sinnvoll: E-Rechnung empfangen → prüfen → verarbeiten → ordnungsgemäß aufbewahren.
13. „Eine E-Rechnung entspricht einer Norm. Deshalb kann jeder Geschäftspartner sie problemlos verarbeiten.“
Nicht unbedingt.
Die E-Rechnung orientiert sich grundsätzlich an der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit den vom BMF genannten Ausnahmen – die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen.
Trotzdem können Geschäftspartner zusätzliche Anforderungen an Datenfelder, Referenzen oder Übertragungswege stellen.
Gerade bei größeren Unternehmen, Konzernen oder Zentralregulierern können deshalb kundenindividuelle Anforderungen entstehen. Diese müssen gegebenenfalls in der eigenen Software berücksichtigt werden.
14. „Wir brauchen für jede Rechnung ein PDF. Sonst ist sie nicht ordnungsgemäß archiviert.“
Auch das ist nicht generell richtig.
Die aktuellen GoBD stellen bei E-Rechnungen ausdrücklich auf den strukturierten Teil ab. Bei einer E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG kann es ausreichen, nur den strukturierten Teil aufzubewahren, sofern die Anforderungen der GoBD erfüllt werden.
Bei Ausgangsrechnungen gibt es zudem Besonderheiten, wenn das Fakturierungsprogramm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann.
Entscheidend ist deshalb nicht möglichst viel zu speichern, sondern den richtigen und vollständigen steuerlich relevanten Inhalt ordnungsgemäß aufzubewahren.
15. „Ich habe in Outlook einen Ordner ‚Archiv‘. Damit sind meine Rechnungsmails doch archiviert.“
Ein normaler E-Mail-Ordner ist nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv.
Bei einer Rechnung, die per E-Mail eingeht oder versendet wird, müssen die Anforderungen an die ordnungsmäßige Aufbewahrung berücksichtigt werden.
Dabei ist allerdings zu unterscheiden: Nicht jede E-Mail ist allein deshalb ein aufbewahrungspflichtiger Geschäftsbrief, weil sie eine Rechnung transportiert. Entscheidend ist der konkrete Inhalt und die Funktion der E-Mail sowie die ordnungsgemäße Aufbewahrung des eigentlichen Rechnungsdokuments.
Ein professionelles Archivsystem kann dabei helfen, relevante Nachrichten und Rechnungsdaten strukturiert, nachvollziehbar und langfristig aufzubewahren.
16. „Wir haben Microsoft 365. Damit ist die gesetzeskonforme Archivierung automatisch gewährleistet.“
Nein. Microsoft 365 allein bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung erfüllt sind.
Ein E-Mail-System und ein revisionssicheres Archiv verfolgen unterschiedliche Ziele.
Es sollte geprüft werden, welche Aufbewahrungs-, Archivierungs- und Compliance-Funktionen tatsächlich aktiviert und wie diese konfiguriert sind.
Entscheidend ist letztlich nicht, ob Microsoft 365, Exchange oder ein anderer Mailserver eingesetzt wird, sondern ob die konkreten gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllt werden.
17. „Wir speichern die Rechnungsmail später manuell in unserem DMS. Das reicht.“
Eine nachträgliche manuelle Ablage kann problematisch sein.
Je nach Prozess kann zwischen dem Eingang der E-Mail, der Verarbeitung der Rechnung und der späteren Ablage eine zeitliche oder inhaltliche Lücke entstehen.
Ein automatisierter Prozess ist deshalb wesentlich sicherer:
Eingang → automatische Archivierung → Prüfung → Verarbeitung → Weiterleitung an Buchhaltung/DMS
So kann verhindert werden, dass relevante Nachrichten versehentlich gelöscht, verändert oder nicht archiviert werden.
18. „Wenn wir alles archivieren, landet doch auch der ganze Spam im Archiv.“
Das muss nicht so sein.
Ein professioneller Archivierungsprozess sollte mit geeigneten Spam- und Sicherheitslösungen kombiniert werden.
Dabei ist zwischen der E-Mail-Sicherheit und der revisionssicheren Archivierung geschäftlich relevanter Nachrichten zu unterscheiden.
Ziel ist nicht, möglichst viel Müll zu archivieren, sondern relevante geschäftliche Informationen nachvollziehbar und unveränderbar aufzubewahren.
19. „Ein E-Mail-Archiv ersetzt unser DMS.“
Nein. E-Mail-Archiv und DMS haben unterschiedliche Aufgaben.
Ein E-Mail-Archiv konzentriert sich auf die sichere und nachvollziehbare Aufbewahrung von E-Mails.
Ein professionelles DMS bzw. Dokumentenarchiv kann darüber hinaus Funktionen wie beispielsweise
- OCR und Volltextsuche,
- strukturierte Datenfelder,
- Dokumentenklassifizierung,
- Workflows,
- Freigabeprozesse,
- Stempel und Bearbeitungsfunktionen
bereitstellen.
In vielen Unternehmen ergänzen sich deshalb E-Mail-Archiv und Dokumentenarchiv, anstatt sich gegenseitig zu ersetzen.
20. „ViDA bedeutet, dass ab 2028 alle Rechnungen automatisch an das Finanzamt gemeldet werden.“
Nein. Das wird häufig miteinander verwechselt.
Die europäische Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) wurde 2025 beschlossen und wird schrittweise umgesetzt.
Ab 1. Juli 2028 treten unter anderem Änderungen bei bestimmten Plattformgeschäften sowie weitere Regelungen zur Umsatzsteuerregistrierung in Kraft.
Die für viele Unternehmen besonders interessante Einführung der europäischen Digital Reporting Requirements (DRR) für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ist dagegen grundsätzlich ab 1. Juli 2030 vorgesehen.
ViDA ist damit eine langfristige Entwicklung hin zu stärker digitalisierten und automatisierten Umsatzsteuerprozessen – nicht einfach ein neues deutsches Meldesystem ab 2028.
21. „Dann betrifft uns ViDA erst 2030.“
Auch das wäre zu kurz gedacht.
Die eigentlichen EU-weiten Digital Reporting Requirements für grenzüberschreitende B2B-Umsätze kommen zwar grundsätzlich ab 2030.
Die Entwicklung dorthin beginnt aber bereits jetzt. Je strukturierter Rechnungs- und Unternehmensdaten vorliegen, desto einfacher können sie künftig automatisiert verarbeitet und für gesetzliche Meldeverfahren genutzt werden.
Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu einer zunehmend digitalen Umsatzsteuerverwaltung.
22. „Wir haben doch noch Zeit.“
Ja – aber die Umstellung sollte nicht erst zum Stichtag erfolgen.
Die E-Rechnung verändert nicht nur das Rechnungsformular. Sie betrifft unter anderem:
Erstellung → Datenqualität → Validierung → Übermittlung → Empfang → Verarbeitung → Archivierung
Je nach Unternehmen müssen außerdem ERP-Systeme, Buchhaltung, DMS, E-Mail-Systeme, EDI-Schnittstellen und Prozesse angepasst werden.
Wer frühzeitig prüft, welche Formate und Prozesse benötigt werden, kann die Umstellung kontrolliert und ohne Zeitdruck durchführen.
