Die wichtigsten Begriffe rund um E-Rechnung, ZUGFeRD, XRechnung, EDI, Archivierung und ViDA kurz und verständlich erklärt.
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Rechnung ist grundsätzlich keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
EN 16931
Die EN 16931 ist die europäische Norm für ein semantisches Datenmodell von elektronischen Rechnungen. Sie legt fest, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten kann bzw. muss und wie diese fachlich strukturiert sind. Sie bildet eine wichtige Grundlage für Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes Rechnungsformat auf XML-Basis. Sie wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingesetzt und basiert auf der europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es kombiniert eine menschenlesbare PDF-Darstellung mit einem strukturierten XML-Datensatz. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisiert verarbeitet werden.
XML
XML (Extensible Markup Language) ist eine strukturierte Datensprache. Bei E-Rechnungen enthält die XML-Datei die maschinenlesbaren Rechnungsinformationen, beispielsweise Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Geschäftspartnerdaten.
Eine PDF-Datei stellt ein Dokument visuell dar. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ist allein noch keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Bei ZUGFeRD ist die PDF-Darstellung Bestandteil einer hybriden E-Rechnung.
PDF/A
PDF/A ist ein auf die langfristige elektronische Archivierung ausgerichtetes PDF-Format. Die Verwendung von PDF/A allein macht eine Rechnung jedoch nicht zu einer E-Rechnung. Entscheidend sind die gesetzlichen Anforderungen an die strukturierten Rechnungsdaten.
EDI
EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten zwischen Unternehmen. EDI-Verfahren können unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin für die elektronische Rechnungsübermittlung eingesetzt werden.
EDIFACT
EDIFACT ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch. Im Rechnungswesen wird beispielsweise die Nachricht INVOIC für Rechnungsdaten verwendet. Je nach konkreter Ausgestaltung müssen die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt sein.
INVOIC
INVOIC ist eine standardisierte EDIFACT-Nachricht für Rechnungsinformationen. Sie wird insbesondere im EDI-Umfeld zwischen Geschäftspartnern eingesetzt.
Peppol
Peppol ist ein internationales Netzwerk und Regelwerk für den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Es ermöglicht unter anderem den standardisierten Versand und Empfang von E-Rechnungen zwischen angeschlossenen Teilnehmern.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID dient insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber dazu, eine Rechnung eindeutig dem zuständigen Rechnungsempfänger bzw. der entsprechenden Organisationseinheit zuzuordnen.
Validierung
Bei der Validierung wird geprüft, ob eine E-Rechnung technisch und strukturell den jeweiligen Anforderungen entspricht. Dabei können beispielsweise fehlende Pflichtfelder, unzulässige Werte oder widersprüchliche Angaben erkannt werden.
Strukturierte Rechnungsdaten
Damit sind die maschinenlesbaren Daten einer E-Rechnung gemeint. Sie enthalten beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze und weitere Informationen in einer definierten Struktur.
Hybride E-Rechnung
Eine hybride E-Rechnung enthält eine lesbare Darstellung und strukturierte Daten in einem gemeinsamen Rechnungsdokument. ZUGFeRD ist ein bekanntes Beispiel hierfür.
Empfangspflicht
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang besteht keine vergleichbare allgemeine Übergangsfrist wie für die Ausstellung.
Übergangsregelung
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Je nach Umsatz des Rechnungsausstellers können bestimmte andere Rechnungsformate noch bis Ende 2026 bzw. 2027 verwendet werden. Ab 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für die entsprechenden inländischen B2B-Umsätze, soweit keine Ausnahme greift.
B2B
B2B (Business-to-Business) bezeichnet Geschäfte zwischen Unternehmen. Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft insbesondere bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
B2C
B2C (Business-to-Consumer) bezeichnet Geschäfte zwischen Unternehmen und Privatpersonen. Die deutsche E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ist nicht mit B2C-Rechnungen gleichzusetzen.
GoBD
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie enthalten wichtige Anforderungen an die elektronische Verarbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten.
Revisionssichere Archivierung
Unter einer revisionssicheren bzw. ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung versteht man eine Aufbewahrung, bei der insbesondere Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit der relevanten Informationen sichergestellt werden.
E-Mail-Archivierung
Die E-Mail-Archivierung dient der ordnungsgemäßen Aufbewahrung relevanter geschäftlicher E-Mails. Bei Rechnungen ist insbesondere zu unterscheiden, welche Informationen bzw. Dokumente aufbewahrungspflichtig sind und wie diese vollständig und nachvollziehbar archiviert werden.
DMS
DMS (Dokumentenmanagementsystem) bezeichnet ein System zur Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung elektronischer Dokumente. Ein DMS kann beispielsweise Suche, OCR, Workflows, Dokumentenklassifizierung und Freigabeprozesse bereitstellen.
OCR
OCR (Optical Character Recognition) bezeichnet die automatische Texterkennung. Damit können beispielsweise Texte aus eingescannten Dokumenten ausgelesen und anschließend durchsucht oder weiterverarbeitet werden.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Die USt-IdNr. dient insbesondere der umsatzsteuerlichen Identifikation von Unternehmen im europäischen Binnenmarkt. Bei bestimmten Geschäftsvorgängen ist ihre korrekte Angabe auf der Rechnung von Bedeutung.
ViDA
ViDA – VAT in the Digital Age ist eine umfassende EU-Initiative zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems. Sie umfasst unter anderem Regelungen zur digitalen Rechnungsstellung und zu digitalen Meldesystemen.
Digital Reporting Requirements (DRR)
Die Digital Reporting Requirements sind die im Rahmen von ViDA vorgesehenen digitalen Meldepflichten für bestimmte Umsätze. Insbesondere für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU sollen elektronische Daten künftig wesentlich schneller und automatisierter an die Steuerbehörden übermittelt werden.
VAT in the Digital Age – Zeitplan
ViDA wird schrittweise umgesetzt. Für Unternehmen ist insbesondere wichtig: Die EU-weiten digitalen Meldesysteme für grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind grundsätzlich ab 1. Juli 2030 vorgesehen. 2028 treten andere Teile der ViDA-Reform in Kraft. ViDA ist daher kein einzelner Stichtag, sondern ein mehrjähriger Veränderungsprozess.
Steuerlich relevante Daten
Hierzu zählen alle Angaben, die für die steuerliche Beurteilung, Verarbeitung und Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsvorgangs erforderlich sind. Bei einer E-Rechnung gehören dazu beispielsweise Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsangaben, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Rechnungskorrektur
Stellt sich nach dem Versand einer E-Rechnung ein Fehler heraus, muss je nach Art des Fehlers eine entsprechende Korrektur bzw. Berichtigung vorgenommen werden. Eine einfach geänderte PDF-Datei ersetzt nicht automatisch eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur.
E-Rechnungs-Viewer
Ein Viewer kann strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung für Menschen lesbar darstellen. Die Visualisierung dient der Kontrolle und besseren Verständlichkeit, ersetzt aber nicht die Aufbewahrung der zugrunde liegenden strukturierten Rechnungsdaten.
Hinweis: Die Inhalte wurden nach bestem Wissen und Gewissen sowie auf Grundlage der zum Zeitpunkt der Erstellung verfügbaren Informationen aufbereitet. Trotz sorgfältiger Prüfung können Irrtümer oder Änderungen nicht ausgeschlossen werden.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche, rechtliche oder sonstige fachliche Beratung. Maßgeblich sind stets die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen sowie die individuelle Situation des jeweiligen Unternehmens.
